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Definition Telefonservice

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Telefonservice eine wirklich gute Unterstützung im unternehmerischen Alltag!

In kleinen und mittelständischen Unternehmen als auch in Arztpraxen oder Rechtsanwaltskanzleien  ist die telefonische Erreichbarkeit ausschlaggebend für den unternehmerischen Erfolg. Ein Anrufbeantworter ist sicher eine nützliche Angelegenheit, aber die wenigsten Ihrer Kunden oder Patienten werden den unpersönlichen elektronischen Gesprächspartner tatsächlich nutzen.

Verärgerte Kunden und "lost Calls" kann  sich heute niemand mehr leisten. Daher sind Anrufbeantworter und nicht besetzte Telefone keine zeitgemäßen "Antworten" mehr für serviceorientierte Kunden.

Deshalb gibt es den Telefonservice. Doch was genau ist ein Telefonservice und wie kann man ihn nutzen?

Telefonservice beschreibt eine Form von Büroservice, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer zur Anbindung eines Sekretariats die Anrufweiterschaltung im öffentlichen Telefonnetz nutzen. Ein Telefonservice kann in vielen Bereichen hilfreich und nützlich sein.

 Dabei können insbesondere zwei Arten von Telefonservice unterschieden werden:


Sie können mehr über die Aufgaben und Vorteile vom Telefonservice erfahren, wenn Sie die Links im Inhaltsverzeichnis dieses Beitrag anklicken. Das Inhaltsverzeichnis finden Sie oben rechts, oder indem Sie unten auf den Weiter-Link klicken.


Was ist ein Telefonservice? Wie wird er genutzt?  (Fortsetzung)
  • Die reine Anrufannahme, also das klassische Aufgabengebiet eines Call-Centers. Es besteht hier je nach Anbieter die Möglichkeit, Anrufer an Ansprechpartner weiter zu verbinden. Bei einer Schulung können die Call-Center Mitarbeiter auch Auskünfte über das Unternehmen geben, ansonsten beschränkt sich die Tätigkeit des Auftragnehmers auf die reine Annahme der Anrufe im Firmennamen des Kunden und ggf. Sekretariatsdienste wie das Weiterverbinden oder Aufnehmen von Notizen. Leistungen sind auch häufig: Bestellannahme von Onlineshop- und Kataloganbietern, Anzeigenaufnahme, Terminvereinbarungen. In Verbindung mit einem Hosted Exchange-Postfach ist es möglich, das virtuelle Sekretariat vom BlackBerry aus zu steuern.
  • Die klassische Sekretariatsdienstleistung, bei der kaufmännisch ausgebildete Sekretäre und Sekretärinnen neben der Annahme und dem Weiterverbinden von Anrufen, die Überwachung und Steuerung von Terminen, die Erfassung von Anruferdaten, Schreibarbeiten, Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie einfache Sachbearbeitungsfunktionen für Unternehmen und Freiberufler ausführen. Die Sekretariatsdienstleistung entspricht dabei weitgehend der Tätigkeit einer Vorzimmerdame. Im englischen Sprachraum wird diese Tätigkeit auch als "Virtual assistance" bezeichnet. Spezialisierungen und besondere Serviceleistungen, zum Beispiel für Rechtsanwaltskanzleien, Werbeagenturen und für Arztpraxen sind üblich.

Ein Telefonservice kann sowohl von geschultem wie ungeschulten Personal übernommen werden. Im klassischen Call-Center Bereich werden meist sogenannte „Briefings“, d. h. Schulungen an die ausführenden Mitarbeiter ausgegeben um diese mit der Tätigkeit des Unternehmens vertraut zu machen. Es sind hier neben der Anrufannahme auch weitergehende Dienstleistungen seitens des Call-Centers, z. B. der Einsatz als Service- oder Support Hotline möglich.

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Aktualisiert ( Mittwoch, den 02. Juni 2010 um 19:19 Uhr )